Pendahuluan
1.1
Latar Belakang Permasalahan
Banyak orang dan organisasi yang
saat ini memiliki minat dalam melakukan manajemen proyek. Sampai tahun 1980,
manajemen proyek lebih difokuskan pada penyediaan jadwal dan data sumber daya
yang nantinya diberikan kepada top management yang ada dalam industri
militer, komputer, dan konstruksi. Rata-rata manajemen proyek akan melibatkan
banyak orang di setiap industri dan setiap negara yang mengelola proyek
tersebut. Teknologi baru telah menjadi faktor yang signifikan dalam banyak
bisnis. Perangkat keras seperti komputer, perangkat lunak, jaringan, dan
penggunaan interdisciplinary dan global work teams secara radikal
telah mengubah lingkungan kerja.
Berdasarkan survei dan pengamatan
yang ada, bahwa total belanja secara menyeluruh dalam pembelian barang
teknologi, jasa, dan staf diperkirakan mencapai $2,4 triliun pada tahun 2008,
dan meningkat 8 persen dari tahun 2007. Pembelian IT di Amerika Serikat tumbuh
kurang dari 3 persen, sedangkan sisanya dari Amerika yang diperluas dalam mata
uang lokal di tingkat 6 persen. Asia Pasifik dan daerah pengekspor minyak Eropa
Timur, Timur Tengah, dan Afrika merupakan negara yang paling cepat pertumbuhan
teknologinya.
Berdasarkan survei dan pengamatan
di atas telah menunjukkan bahwa pentingnya manajemen proyek di masyarakat saat
ini, terutama untuk proyek-proyek yang melibatkan teknologi informasi (TI). Perlu diperhatikan
juga bahwa proyek-proyek yang melibatkan IT menggunakan hardware, software,
dan jaringan untuk menciptakan suatu produk, layanan, atau hasil.
1.2 Rumusan
Masalah
Berdasarkan
latar belakang permasalah yang diuraikan, maka secara garis besar rumusan
masalah yang terdapat dalam makalah ini adalah :
1. Bagaimana
mempersiapkan tahapan dalam pengerjaan sebuah projek manajemen dari awal
pengerjaan sampai hasil akhir ?
1.3 Tujuan
Berdasarkan
masalah yang telah dirumuskan, maka tujuan dari penulisan makalah ini,
diantaranya :
1. Mempersiapkan
tahapan pengerjaan projek manajemen dari awal pengerjaan sampai hasil akhir.
1.4 Manfaat
Manfaat
yang diperoleh dengan dibuatnya makalah ini, diantaranya :
1.
Memahami cara menghemat waktu, anggaran,
dan meningkatkan keberhasilan dalam menjalankan sebuah projek manajemen.
Bab
II
Pembahasan
2.1 Pengertian Scope Management
Scope management
mencakup proses-proses yang terlibat dalam sebuah proyek dengan mendifinisikan
dan mengendalikan apa yang akan dikerjakan. Dengan menerapkan scope
management dapat memastikan bahwa tim proyek dan stakeholder memiliki
pemahaman yang sama tentang produk yang akan diproduksi dan proses yang akan
digunakan untuk mencapai hasil. Ada lima proses utama yang terlibat dalam scope
management, yaitu :
1. Collecting
requirements
Mendefinisikan
dan mendokumentasikan fitur dan fungsi produk yang dihasilkan selama proyek
serta proses yang digunakan untuk menciptakan kebutuhan stakeholder dalam
dokumentasi, rencana pengelolaan persyaratan, dan traceability matrix
sebagai output dari proses collecting requirements.
2. Defining
scope
Mendefinisikan
ruang lingkup sangat penting dalam menentukan keberhasilan sebuah proyek karena
dapat meningkatkan akurasi perkiraan waktu, biaya, dan sumber daya. Yang
kemudian didefinisikan dasar untuk pengukuran kinerja dan pengendalian proyek,
dan memberikan tanggung jawab kerja yang jelas. Alat utama dan teknik yang
digunakan meliputi penilaian para ahli, analisis produk, identifikasi
alternatif, dan fasilitas lokakarya. Meninjau proyek charter, persyaratan
dokumen, dan aset proses organisasi untuk membuat ruang lingkup, menambahkan
informasi lebih lanjut sebagai syarat untuk dikembangkan dan perubahan
permintaan untuk disetujui. Tujuan utama dari proses defining scope
yaitu memahami ruang lingkup sebuah projek dan dokumen projek yang selalu update.
3. Creating
the WBS (Work Breakdown Structure)
Pengelompokan
deliverables proyek besar menjadi lebih kecil, sehingga lebih mudah
untuk dikelola. Proses ini akan menghasilkan Work Breakdown Structure (WBS),
kamus Work Breakdown Structure (WBS), dasar ruang lingkup proyek, dan update
untuk dokumen proyek.
4. Verifying
scope
Memeriksa
kembali bahwa proyek tersebut masih didukung oleh stakeholder, seperti
pelanggan dan sponsor, memerika, dan kemudian secara resmi menerima deliverables
selama proses berlangsung. Jika deliverables tidak dapat diterima,
pelanggan atau sponsor biasanya meminta perubahan. Yang dihasilkan dari proses
ini yaitu deliverables sudah diterima dan permintaan perubahan.
5. Controlling
scope
Mengatur
dan mengendalikan perubahan pada ruang lingkup proyek di seluruh kegiatan
proyek, termasuk tantangan yang ada pada proyek-proyek teknologi informasi.
Perubahan ruang lingkup sering mempengaruhi kemampuan sebuah tim untuk memenuhi
waktu proyek dan anggaran biaya. Manajer proyek harus berhati-hati dalam
mempertimbangkan semua biaya yang ada dan manfaat dari perubahan ruang lingkup
tersebut. Yang dihasilkan dalam proses ini yaitu permintaan perubahan,
pengukuran prestasi kerja, aset proses organisasi yang selalu update,
perencanaan dalam pengelolaan proyek, dan dokumen proyek.
2.2 Collecting Requirements
Langkah pertama yang dilakukan pada
scope management adalah collecting requirements. Langkah ini
merupakan langkah yang paling sulit karena konsekuensi utama bila tidak
mendifinisikan persyaratan dengan baik, harus melakukan pengerjaan ulang dimana
dapat menghabiskan setengah dari biaya proyek, terutama untuk proyek-proyek
pengembangan perangkat lunak. Pada gambar 2.1, memperbaiki perangkat lunak yang
rusak dalam tahap pembangunan menghabiskan banyak biaya. Bagian yang tersulit
bahwa orang sering tidak konsisten dari apa yang dibutuhkan, cara mengumpulkan,
dan bagaimana menulis kedalam dokumen.
gambar 2.1 Tabel grafik
biaya
2.2.1 Cara melakukan collecting
requirements
Ada beberapa cara untuk melakukan collecting
requirements, diantaranya :
a. Melakukan
wawancara tatap muka secara langsung secara satu per satu terhadap stakeholder.
Cara ini lebih efektif, meskipun memakan biaya yang mahal dan waktu yang harus
terbuang.
b. Membuat
sebuah kelompok dengan memfasilitasi lokakarya, dan menggunakan kreativitas
kelompok. Kemudian menggunakan decision-making untuk mengumpulkan
persyaratan. Cara ini lebih cepat dan lebih murah daripada menggunakan cara
wawancara tatap muka secara satu per satu.
c. Kuesioner
dan survei bisa menjadi cara yang sangat efisien untuk mengumpulkan collecting
requirements dengan catatan bahwa stakeholder harus memberikan informasi
yang jujur secara menyeluruh.
d. Melakukan
pengamatan dalam melakukan collecting requirements, terutama untuk
proyek-proyek yang melibatkan perbaikan proses kerja dan prosedur.
e. Prototyping
adalah teknik yang umum digunakan dalam proses collecting requirements
untuk proyek-proyek pengembangan perangkat lunak.
2.2.2
Document Requirements
Ada
beberapa cara untuk mendokumentasikan dokumen. Pertama tim proyek harus
meninjau dahulu proyek charter karena merupakan persyaratan tingkat tinggi.
Selain itu juga harus meninjau keinginan stakeholder untuk memastikan bahwa
semua stakeholder memiliki suara dalam menentukan persyaratan. Format untuk
mendokumentasikan kebutuhan stakeholder dapat dibuat dalam daftar semua
persyaratan pada sebuah kertas untuk ruangan untuk didokumentasikan.
Daftar Pustaka
No comments:
Post a Comment